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Esperienze d'innovazione

Strumenti per collaborare

Il progetto Fai un salto è figlio del contributo di tante persone, che vivono in luoghi diversi e che non sempre riescono a lavorare seduti intorno allo stesso tavolo.
Tuttavia esistono oggi molti modi per collaborare a distanza, e in questo post vogliamo raccontarvi in poche parole gli strumenti che abbiamo scelto di utilizzare e che abbiamo trovato più utili per la nostra impresa.
Quello che segue, naturalmente, non vuole essere un elenco completo ed esaustivo di quello che il mercato offre, ma semplicemente una piccola occhiata dietro le quinte del nostro progetto.

Dropbox

Dropbox

Si tratta, fra quelli che utilizziamo noi di FuS, dello strumento forse più conosciuto e diffuso.

Dropbox permette di sincronizzare i file contenuti all’interno di una speciale cartella del nostro hard disk con uno spazio online, così da averne a disposizione una copia accessibile da qualunque computer abbia la possibilità di accedere alla rete.

Il funzionamento è piuttosto semplice.

Una volta registrati sul sito è sufficiente scaricare il client per la propria piattaforma (ne esiste uno per Windows, Mac OSX, Linux, Android, iOS e Blackberry OS, manca all’appello solo Windows Phone) e dare il via alla sincronizzazione. Da quel momento in poi qualunque file presente all’interno della cartella Dropbox sarà accessibile via browser sul sito Dropbox e su tutte le piattaforme su cui avremo installato il client.
E’ possibile condividere con altre persone singoli file o intere cartelle, rendendo in questo modo possibile la creazione di un archivio condiviso e sempre aggiornato, disponibile in ogni momento a tutti gli utenti autorizzati.

Un’ultima nota relativa allo spazio disponibile.
La registrazione gratuita permette di avere a disposizione 2gb di spazio di archiviazione, che è possibile aumentare facendo iscrivere altre persone al servizio.
Per chi avesse bisogno di molto spazio sono disponibili diversi piani a pagamento, capaci di soddisfare sia gli utenti casalinghi che quelli aziendali.

 Google DriveGoogle Drive

Google Drive offre un servizio per molti aspetti identico a quello proposto da Dropbox.

Anche qui abbiamo a disposizione una certa quantità di spazio tramite il quale possiamo godere di una sincronizzazione in tempo reale di tutti i file che conserviamo nella apposita cartella creata sul nostro computer.
Rispetto a Dropbox, Google Drive offre uno spazio gratuito superiore (5gb contro 2), ma si serve di un client attualmente disponibile su un numero leggermente inferiore di piattaforme (mancano Linux, Blackberry OS e Windows Phone).

Al di là di questi dettagli, la caratteristica che per noi è stata decisiva nella scelta di adottare questo strumento riguarda l’integrazione in Google Drive della suite da ufficio Google Docs, una serie di web app che consente di creare e modificare documenti di testo, fogli di calcolo, presentazioni e questionari.
Il fatto che si tratti di web app permette di poter modificare i file senza dover installare alcun software particolare, ma semplicemente accedendo via browser al proprio account.
Se da una parte questa rappresenta una grande comodità, dall’altra rischia di limitare le possibilità di azione, perché l’accesso ai documenti richiede obbligatoriamente la presenza di un collegamento internet.
Google sta attualmente lavorando per rendere possibile la modifica dei file anche in assenza di connessione, ma ad oggi questa possibilità resta appannaggio dei soli documenti di testo (AGGIORNAMENTO: da oggi, 23 gennaio 2013, è attivo l’editing offline anche per le presentazioni).

Ciò che rende particolarmente utile Google Docs, però, è proprio ciò che offre quando si è online, ovvero la possibilità per più persone di lavorare contemporaneamente sullo stesso documento, restando in contatto con gli altri autori tramite una schermata di chat nel caso si stia scrivendo nello stesso momento, o tramite un sistema di “commenti” nel caso in cui si lavori in tempi diversi.

La grossa differenza fra i due servizi riguarda il fatto che lavorare sullo stesso file con Dropbox significa in realtà lavorare su copie diverse di un file che vengono poi sincronizzate, mentre con Google Drive lavorare sullo stesso file significa lavorare MATERIALMENTE sullo stesso file.
Al di là del fatto che tramite la piattaforma di chat e commenti sia possibile dare e ricevere feedback in tempo reale sul lavoro svolto, questo sistema ha un grosso, immediato, vantaggio: non si incorre mai in conflitti di sincronizzazione.
Le operazioni di scrittura a più mani con Dropbox, infatti, ci hanno procurato qualche grattacapo.
Da una parte non era possibile sapere se due o più autori fossero al lavoro sullo stesso file contemporaneamente, dall’altra quando si arrivava al momento di sincronizzare le varie copie si incappava in problemi seri, dato che il sistema non riusciva a determinare quali modifiche conservare fra quelle effettuate nello stesso momento da più utenti.
Utilizzando Google Drive questo non accade, e si ha una modalità di lavoro collaborativo assolutamente trasparente e fluida. In ogni momento è possibile sapere chi sta lavorando su uno specifico file, si può interagire con gli altri autori, e sulla schermata di lavoro è possibile vedere in tempo reale cosa stanno scrivendo gli altri.

EvernoteEvernote

Evernote è un comodissimo programma che permette la creazione di note, la loro organizzazione in taccuini e l’archiviazione di contenuti web.

Tutte le note possono essere geolocalizzate, taggate ed è possibile allegarvi documenti di qualunque tipo, file audio, video e immagini. Questo sistema di catalogazione flessibile e completo, unito a un motore di ricerca interno rapido e funzionale, permette di avere a disposizione un archivio sempre ben organizzato e facilmente navigabile.

Altro punto di forza è quello di poter installare il client praticamente su ogni sistema operativo desktop e mobile esistente, così da avere sempre a portata di mano le proprie note, indipendentemente dalla piattaforma da cui stiamo lavorando.

La versione gratuita permette di creare infinite note e taccuini, ma limità le possibilità di condivisione.
E’ infatti possibile rendere consultabili specifiche note o interi taccuini, ma solo i titolari dell’account potranno creare e modificare le note. Sottoscrivendo un abbonamento (al costo di circa 4€ al mese) è possibile godere di un tetto di upload mensile superiore e, soprattutto, di permettere l’intervento sulle note a chiunque venga invitato a farlo.

Con Evernote, ed è qui la sua importanza per Fai un salto, potete archiviare tutti i contenuti che trovate online utilizzando un paio di comodi plug-in.

Il primo è Web Clipper, che vi permette di salvare intere pagine web (o ritagli delle stesse) semplicemente cliccando sul tasto dedicato.

Il secondo è Clearly. Non si tratta di un plug-in fondamentale, ma personalmente lo trovo comodo e funzionale alla creazione di un archivio ordinato. Sostanzialmente si occupa di rielaborare le pagine web eliminando pubblicità e altri contenuti inutili, restituendovi una pagina “pulita” e pronta per essere conservata in Evernote.

Questi sono i nostri strumenti, quelli che ci aiutano nel lavoro di tutti i giorni e che rendono più semplice curare e far crescere Fai un salto.

E voi, che strumenti usate?

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Informazioni su Luciano Barrilà

Psicologo. Sono socio di Pares, società cooperativa in cui mi dedico allo studio dell'innovazione sociale e dei rapporti in continua evoluzione tra esseri umani e tecnologie.

Discussione

2 pensieri su “Strumenti per collaborare

  1. Piccolo aggiornamento: oggi Google ha reso disponibile la modifica offline anche per i file di Google Slide, l’equivalente di Powerpoint. 😉

    Pubblicato da Luciano Barrilà | 23 gennaio 2013, 22:38

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  1. Pingback: Unizombie 7/7 – Cosa abbiamo imparato da questa esperienza? #psunimib13 | Mainograz - 23 marzo 2013

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